Błąd przy generowaniu miniatury: Brak pliku

Projekt „Standardy działania pozarządowych organizacji ekologicznych”

współfinansowany przez Unię Europejską w ramach Europejskiego Funduszu Społecznego
Błąd przy generowaniu miniatury: Brak pliku

Instrukcja rozliczania krajowych podróży służbowych

Z Dobre Standardy PZS
Skocz do: nawigacja, szukaj

INSTRUKCJA ROZLICZANIA KRAJOWYCH PODRÓŻY SŁUŻBOWYCH

1. Podróżą służbową jest wykonywanie przez pracownika, wolontariusza zadania określonego przez organizację poza miejscowością, w której znajduje się jego stałe miejsce zamieszkania, w terminie i miejscu określonym w poleceniu wyjazdu służbowego.

2. Kwestię świadczeń przysługujących pracownikom i wolontariuszom odbywającym podróż służbową regulują następujące przepisy:

  • Ustawa z dnia 26.04.1974 r. Kodeks pracy (t.j. DzU Nr 21, poz. 94 z 1998 r. z późn. zm.)
  • Rozporządzenie Ministra Pracy i Polityki Społecznej z dnia 19 grudnia 2002 r. w sprawie wysokości oraz warunków ustalania należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej jednostce sfery budżetowej z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju ( DzU Nr 236, poz. 1990 z późn. zm.), zwane dalej „rozporządzeniem”,
  • Ustawa z dnia 26 lipca 1991 roku o podatku dochodowym od osób fizycznych ( t.j. Dz.U. Nr 14, poz.176 z 2000 r. z późn. zm.)

3. Zasady dokumentowania wydatków ponoszonych w związku z podróżami służbowymi określa w odniesieniu do podatników obowiązanych do prowadzenia ksiąg rachunkowych – Ustawa z dnia 29 września 1994 roku o rachunkowości ( t.j. Dz U Nr 76 poz. 694 z 2002 r. z późn.zm.).


Polecenie wyjazdu służbowego

1. Podstawą do odbycia podróży służbowej jest Polecenie wyjazdu służbowego, wystawione i zarejestrowane w organizacji.

2. Polecenie wyjazdu wystawiane jest na podstawie wniosku złożonego przez pracownika lub wolontariusza.


Wniosek ten powinien zawierać:

  • cel, miejsce i termin wyjazdu
  • zgodę bezpośredniego przełożonego
  • określenie źródła finansowania wyjazdu służbowego – tj. jakie koszty działalności ( projektowe lub administracyjne) obciąża podróż służbowa
  • w przypadku konieczności odbycia podróży samochodem osobowym – prośbę o zgodę na ten środek lokomocji


3. Polecenie wyjazdu powinno zawierać :

  • Imię i nazwisko, stanowisko delegowanego pracownika lub wolontariusza,
  • Cel wyjazdu,
  • Miejscowość docelową podróży służbowej,
  • Czas trwania podróży służbowej,
  • Środek transportu,
  • Adnotację o rejestracji, tzn. numer delegacji, podpis osoby wystawiającej polecenie, a także pieczątkę nagłówkową,
  • Wysokość zaliczki / na wniosek pracownika lub wolontariusza / - skalkulowana w oparciu o przewidywane koszty odbywania podróży służbowej.

4. Ustala się termin rozliczenia zaliczki na 14 dni po zakończeniu podróży służbowej.

5. W przypadku nie rozliczenia się przez pracownika z zaliczki w wyżej określonym terminie, księgowość potrąca z najbliższej wypłaty wynagrodzenia.

6. Dokument „Polecenie wyjazdu służbowego” służy do pobrania i rozliczenia zaliczki, stwierdzenia wykonania polecenia służbowego, rozliczenia kosztów podróży i zaliczenia tych kosztów do odpowiednich pozycji kosztów organizacji.


Świadczenia przysługujące pracownikom w krajowej podróży służbowej oraz zasady ustalania ich wysokości

1. Z tytułu podróży służbowej na obszarze kraju pracownikowi przysługują:

  • diety
  • zwrot kosztów:
  • przejazdów z miejscowości stałego miejsca pracy bądź
  • z miejscowości zamieszkania pracownika do miejscowości stanowiącej cel podróży służbowej i z powrotem
  • noclegów lub ryczałt za nocleg
  • dojazdu środkami komunikacji miejskiej
  • innych udokumentowanych wydatków.

2. Do rozliczenia kosztów podróży pracownik lub wolontariusz ma obowiązek załączyć dokumenty (rachunki) potwierdzające poszczególne wydatki; nie dotyczy to wydatków objętych ryczałtami. Jeżeli uzyskanie dokumentu nie było możliwe, pracownik lub wolontariusz składa pisemne oświadczenie o dokonanym wydatku i przyczynach braku jego udokumentowania.

3. Dieta stanowi ekwiwalent pieniężny na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia w czasie podróży służbowej. Należność z tytułu diet oblicza się za czas od rozpoczęcia( wyjazdu podróży służbowej do powrotu( przyjazdu ) po wykonaniu zadania.

Dieta nie przysługuje:

a) jeżeli podróż służbowa trwa krócej niż 8 godzin,

b) za czas delegowania pracownika do miejscowości jego stałego lub czasowego pobytu, oraz w przypadkach o których mowa w §8 rozporządzenia,

c) jeżeli pracownikowi zapewniono bezpłatne całodzienne wyżywienie.


4. Przy rozliczaniu kosztów podróży służbowej istotne znaczenie ma określenie przez organizację środka transportu. Pracownikowi lub wolontariuszowi w przypadku podróży krajowej przysługuje zwrot kosztów przejazdu obejmujący cenę biletu określonego środka transportu, z uwzględnieniem przysługującej pracownikowi ulgi na dany środek transportu. Pracownik otrzyma zwrot wydatków na dojazd do miejsca oddelegowania oraz powrót takim środkiem transportu, jaki określi pracodawca w „Poleceniu wyjazdu służbowego”.

5. Organizacja może zwrócić koszty przejazdu na podstawie oświadczenia pracownika, jeśli zmiana środka transportu nastąpiła z uzasadnionych przyczyn, np. odwołania lub awarii pociągu, co uniemożliwiłoby dojazd na miejsce w koniecznym terminie. Ale nie z powodu samowolnej decyzji pracownika, wbrew poleceniu pracodawcy.

6. Pracownik nie może składać oświadczeń, aby uzyskać zwrot za przejazd według cennika PKP, jeśli samowolnie i świadomie zmienia środek transportu określony przez pracodawcę. W takiej sytuacji nie należy mu się zwrot kosztów przejazdu.


7. Zwrot kosztów noclegów może nastąpić w dwóch formach:

a) w wysokości faktycznie poniesionej - w tym celu pracownik zobowiązany jest przedłożyć rachunek, fakturę z hotelu lub innego obiektu świadczącego usługi hotelarskie.

b) lub w formie ryczałtu w wysokości 150% diety, w przypadku gdy pracownikowi nie zapewniono bezpłatnego noclegu i który nie przedłożył rachunku.

Ryczałt za nocleg przysługuje wówczas, gdy nocleg trwał minimum 6 godzin pomiędzy godziną 2100 - 700. Prawo do zwrotu kosztów noclegu lub ryczałtu za nocleg nie przysługuje, jeśli w czasie podróży pracownik lub wolontariusz korzystał z wagonu sypialnego lub kuszetki, a także jeżeli pracownik ma możliwość codziennego powrotu do miejscowości stałego lub tymczasowego pobytu.

8. Pracownikowi przysługuje ryczałt na pokrycie kosztów dojazdów środkami komunikacji miejscowej w wysokości 20% diety, za każdą rozpoczętą dobę pobytu w podróży służbowej.


Rozliczanie kosztów podróży służbowej

1. Rozliczenie finansowe podróży służbowej odbywa się na druku „ Polecenie wyjazdu służbowego”, w rubrykach „ rachunek kosztów podróży”.

2. Pracownik lub wolontariusz po zakończeniu podróży służbowej zobowiązany jest w ciągu 14 dni roboczych przedłożyć wypełniony formularz „Polecenia wyjazdu służbowego” wraz z załącznikami dokumentującymi poniesienie wydatków na tym wyjeździe.

3. Pracownik wypełnia następujące rubryki rozliczenia kosztów podróży :

  • miejscowość, datę, godzinę wyjazdu i przyjazdu, środek lokomocji
  • koszty przejazdu,
  • noclegi wg rachunków,
  • inne wydatki wg załączników,
  • załączam -/ilość/ dowodów


W przypadku odbywania podróży służbowej pociągami PKP lub komunikacją PKS pracownik z o b o w i ą z a n y jest do załączenia wszystkich biletów, miejscówek, miejsca sypialnego lub kuszetki zgodnie z poniesionymi kosztami. W wyniku zdarzeń losowych – np. zgubienie biletów, poświadczających odbycie podróży, dopuszcza się możliwość uznania pisemnego oświadczenia pracownika o zaistniałej sytuacji wraz z określeniem kwoty poniesionych kosztów podróży.


Złożenie rozliczenia i prawdziwość danych dotyczących kosztów podróży służbowej pracownik potwierdza datą i własnoręcznym podpisem w rubryce „ niniejszy rachunek przedkładam”. Właściwie wypełniony dokument pracownik lub wolontariusz składa u osoby zajmującej się finansami w organizacji, gdzie następuje rozliczenie kosztów podróży służbowej.


4. Koszty przejazdu dokumentuje się:

  • biletami jednorazowymi z niezbędnymi informacjami umożliwiającymi traktowanie ich na równi z fakturami VAT,
  • fakturami VAT.

Zgodnie z przepisami w zakresie podatku od towarów usług, bilety jednorazowe mogą być fakturami VAT o ile wydane są przez podatników uprawnionych do świadczenia usług polegających na przewozie osób: koleją, taborem samochodowym, środkami transportu żeglugi śródlądowej i przybrzeżnej, samolotami i helikopterami; jeżeli zawierają następujące dane:

  • nazwę numer identyfikacyjny sprzedawcy,
  • numer i datę wystawienia biletu,
  • kwotę należności wraz z podatkiem,
  • kwotę podatku.

5. Koszty noclegu dokumentuje się fakturą VAT - wystawioną na Organizację, a w przypadku, gdy podmiot wynajmujący miejsca noclegowe nie jest płatnikiem podatku VAT – rachunkiem, również na Organizację.

6.Wszelkie zagadnienia, nie przedstawione w powyższych zasadach rozliczania krajowych podróży służbowych, podlegają pisemnemu rozpatrzeniu przez Kierownika Organizacji.


Zobacz też